Garantien stod i kontrakten. Dokumentationen manglede

Sagen kort

Den 7. november 2023 afgjorde Sø- og Handelsretten sagen mellem Taxavognmand PS Rasmussen ApS og EJNER HESSEL A/S. Tvisten handlede om, hvorvidt sagsøgte var forpligtet til at udføre en reparation under garantibestemmelserne i en serviceaftale.

Efter de aftalte garantibestemmelser skulle vognmanden kunne dokumentere, at dokumentationskravet ved serviceeftersyn var efterlevet. Retten fandt, at der ikke forelå tilstrækkelig dokumentation for dette. Garantiforpligtelsen kunne derfor ikke aktiveres, og sagsøgte blev frifundet.

Pointen er ikke at gemme flere dokumenter

Den nemme konklusion er, at man skal være bedre til at arkivere. Det er også rigtigt, men det er ikke det interessante. Det interessante er, hvad sagen siger om forholdet mellem en rettighed og evnen til at bruge den.

En garanti er en økonomisk rettighed. Den er ofte forhandlet, nogle gange betalt for, og den står tydeligt i aftalen. Men den er betinget. Og hvis betingelsen ikke kan dokumenteres opfyldt, har rettigheden ikke den værdi, virksomheden regnede med.

Hvad en kontrakt typisk kræver

• Hvilken ydelse der skal udføres, og af hvem.
• Med hvilket interval eller efter hvilke udløsende begivenheder.
• Hvilken dokumentation der skal foreligge bagefter.
• Hvilke frister der gælder for reklamation eller anmeldelse.
• Hvad garantien dækker, og hvad der udtrykkeligt er undtaget.

De fem punkter står sjældent samlet ét sted i virksomheden. Kontrakten ligger hos den, der forhandlede den. Servicefakturaerne ligger i bogholderiet. Værkstedsrapporterne ligger i en mailboks eller hos den, der kørte bilen ind. Hver del findes; beviskæden gør ikke.

Beviskæden er det, der mangler

Et enkelt dokument beviser sjældent noget alene. En servicefaktura viser, at der er betalt for et eftersyn. Den viser ikke nødvendigvis, hvad der blev udført, hvornår, af hvem, eller om det svarede til det, garantien krævede.

Det, der skal kunne fremlægges, er sammenhængen: aftalen, kravet, den udførte handling, dokumentationen for handlingen og datoerne, der binder dem sammen. Det er den kæde, der er svær at rekonstruere år senere, og som er nem at gemme løbende.

Fire spørgsmål, der er værd at stille om egne aftaler

• Hvilke af vores aftaler indeholder en betinget rettighed, vi regner med?
• Hvad kræver aftalen konkret, at vi kan fremvise?
• Hvor ligger den dokumentation i dag, og hvem sikrer, at den bliver gemt?
• Kan vi fremlægge kæden samlet, hvis vi bliver bedt om det i morgen?

De fleste virksomheder kan besvare de to første. Det er ved det tredje og fjerde, det begynder at knirke, og det er præcis dér, en tvist afgøres.

Gem dokumentationen sammen med aftalen

Det praktiske greb er enkelt: lad dokumentationen leve samme sted som den aftale, den hører til. Ikke i et arkiv for sig, men knyttet til kontrakten, med dato og med et spor over, hvad der blev gjort hvornår.

Det gør ikke bare tvisten lettere. Det gør også den løbende drift lettere, fordi den, der skal svare på et spørgsmål to år senere, ikke er den, der oprindeligt gemte filen.

Betingede rettigheder findes flere steder end i garantier

• Serviceaftaler og SLA'er: kompensation forudsætter ofte, at afvigelsen er anmeldt inden for en frist og kan dokumenteres.
• Forsikringsdækninger: dækningen kan forudsætte bestemte foranstaltninger, eftersyn eller registreringer.
• Leje- og leasingaftaler: tilbagelevering uden ekstraopkrævning forudsætter typisk dokumenteret vedligehold.
• Rabatter og bonusordninger: udbetaling kan afhænge af opgjorte mængder inden for en periode.

Fællestrækket er, at rettigheden er forhandlet og ofte betalt for, mens betingelsen er noget, nogen skal huske at gøre og gemme. Værdien ligger i det første, risikoen i det andet.

Den, der skal bruge dokumentationen, er sjældent den, der skabte den

Dokumentationen opstår i driften: et eftersyn udføres, en rapport modtages, en faktura betales. Den bruges i en helt anden situation, ofte år senere, af en anden person, og under tidspres.

Derfor er det afgørende, at materialet kan findes ud fra aftalen og ikke ud fra hukommelsen om, hvem der havde med sagen at gøre. En mappe, der kun giver mening for den, der oprettede den, er ikke dokumentation for virksomheden.

Hvad Hours gør ved det

Hours kan samle aftalegrundlaget og de dokumenter, der hører til det: kontrakten, bilagene, fakturaerne og korrespondancen, med datoer og historik. Formålet er, at kæden kan fremlægges samlet i stedet for at skulle rekonstrueres.

Hours sikrer ikke en garantidækning. Det afgøres af aftalen og af, hvad der faktisk er udført. Men systemet kan gøre det væsentligt lettere at vise, hvad der er udført, og hvornår.

Ofte stillede spørgsmål

Betyder dommen, at garantier sjældent dækker?

Nej. Den viser, at en garanti kan være betinget, og at betingelsen skal kunne dokumenteres. Det siger intet om, hvor ofte garantier dækker.

Er en betalt servicefaktura ikke dokumentation nok?

Ikke nødvendigvis. En faktura viser, at der er betalt. Den viser ikke altid, hvad der blev udført, og om det svarede til aftalens krav.

Hvilke aftaler bør vi gennemgå først?

Dem, hvor I regner med en betinget rettighed af en vis værdi: garantier, serviceforpligtelser, SLA'er og forsikringsdækninger.

Hvor længe skal dokumentationen gemmes?

Mindst så længe rettigheden kan gøres gældende. Det er ofte længere end aftalens løbetid, og længere end bogføringslovens minimum.

Hvem bør have ansvaret?

Den, der bruger ydelsen, ved hvad der blev udført. Den, der ejer aftalen, ved hvad der kræves. Ansvaret skal placeres, ellers gemmer ingen noget.

Kan et system sikre, at vi får dækning?

Nej. Et system kan gøre dokumentationen tilgængelig og sammenhængende. Om betingelserne er opfyldt, afhænger af det faktisk udførte arbejde.

Denne artikel er generel information og ikke juridisk rådgivning. Udfaldet afhang af de konkrete garantibestemmelser i sagen. Kilde: Sø- og Handelsretten, dom af 7. november 2023 (BS-11000/2022-SHR).