Den nye bogføringslov

Med moderniseringen af bogføringsloven er hovedreglen, at bogføring skal ske digitalt. Loven indfører begrebet digitalt standardbogføringssystem og stiller krav til, hvordan registreringer og bilag håndteres, opbevares og kan udleveres. Kravene træder i kraft trinvist afhængigt af virksomhedstype og størrelse.

Formålet er at gøre bogføringen mere ensartet, mere sikker mod tab og lettere at kontrollere. For de fleste virksomheder betyder det i praksis et skifte fra papir og løse filer til et system, hvor data og bilag hænger sammen og er sikret.

Krav til dokumentation

Enhver registrering skal kunne dokumenteres med et bilag. Bilaget skal vise, hvad transaktionen dækker, hvornår den fandt sted, og hvilket beløb der er tale om. Kravene til dokumentationen kan koges ned til:

  • Fuldstændighed: alle transaktioner skal registreres, ikke kun et udvalg.
  • Rigtighed: registreringen skal stemme med det underliggende bilag.
  • Læsbarhed: bilag skal kunne fremfindes og læses i hele opbevaringsperioden.
  • Procedurebeskrivelse: virksomheden skal kunne redegøre for, hvordan bogføringen tilrettelægges og opbevares.

Opbevaring af bilag

Regnskabsmateriale, både registreringer og bilag, skal som hovedregel opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Opbevaringen skal være digital og sikret.

  • Digital opbevaring: bilag skal opbevares digitalt, ikke kun som fysiske kopier.
  • Sikkerhedskopi: der skal tages backup af både registreringer og bilag, opbevaret betryggende og adskilt fra driften.
  • Tilgængelighed ved systemskift: skifter du system, skal materialet stadig kunne fremfindes i hele perioden.

Sporbarhed

Sporbarhed handler om, at man til enhver tid kan følge vejen fra en postering til det bilag, der dokumenterer den, og omvendt. Hver registrering skal kunne kobles til sit bilag, og en faktura eller kvittering skal kunne følges hen til den konkrete bogføring og betaling.

I praksis betyder det, at dokumenter ikke må ligge løst og uden sammenhæng med bogføringen. Et system, der automatisk knytter bilag til posteringer, gør sporbarheden langt nemmere at opretholde end manuel sortering.

Revisionsspor

Et revisionsspor (også kaldet transaktionsspor) er den sammenhængende kæde, der gør det muligt at kontrollere bogføringen bagudrettet. Det skal kunne vise:

  • fra det enkelte bilag til posteringen i bogføringen,
  • fra posteringen videre til årsregnskabets tal,
  • og den modsatte vej, fra et tal i regnskabet tilbage til det enkelte bilag.

Et tydeligt revisionsspor er afgørende, både for revisor og for en eventuel kontrol fra myndighederne. Jo mere af koblingen mellem bilag, postering og betaling der sker automatisk, jo stærkere er sporet.

Ansvar for virksomheder

Ansvaret for, at bogføringen lever op til loven, ligger hos virksomheden, også når en revisor eller bogholder står for det daglige arbejde. Det betyder, at du bør sikre dig følgende:

  • Vælg det rigtige system: brug et registreret digitalt bogføringssystem, eller dokumentér selv, at kravene overholdes.
  • Hold processen ved lige: sørg for, at bilag løbende samles digitalt og knyttes til den rigtige postering.
  • Sikr opbevaring og backup: kontrollér, at materialet faktisk er tilgængeligt i hele 5-årsperioden.
  • Kend dine frister: afklar, hvornår de enkelte krav træder i kraft for din virksomhedsform.

Kort fortalt

Digital bogføring kræver, at hver postering er dokumenteret med et bilag, at materialet opbevares digitalt og sikret i mindst 5 år, og at der er et klart spor fra bilag til regnskab. Ansvaret er virksomhedens, uanset hvem der fører bøgerne.

Denne artikel er generel information og ikke juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning. Kontakt din revisor eller se Erhvervsstyrelsens officielle vejledninger for de krav, der gælder netop din virksomhed.