Sådan får I overblik over alle jeres faste aftaler

Hvorfor overblikket forsvinder

Faste aftaler bliver sjældent indgået samlet. De kommer til over tid, tegnes af forskellige personer og fornyes automatisk, uden at nogen tager aktivt stilling. Fakturaerne lander i hver sin indbakke, og betalingerne går gennem banken uden et tydeligt spor tilbage til den aftale, de hører til.

Resultatet er velkendt: de fleste virksomheder betaler for flere aftaler, end de selv er klar over. Ikke fordi nogen har sjusket, men fordi der aldrig har været ét sted, hvor aftalerne stod samlet.

Saml aftalerne ét sted

Det første skridt er at samle alt på én liste. Den behøver ikke være avanceret. Den skal bare være komplet. De bedste kilder til at finde aftalerne er dem, I allerede har:

• Kontoudtog 12 måneder bagud: hver tilbagevendende betaling er med stor sandsynlighed en aftale.
• Indbakken: fakturaer og kvitteringer afslører leverandører, I måske har glemt.
• Regnskabssystemet: leverandørlisten og de faste posteringer giver et hurtigt udgangspunkt.
• Kort og betalingstjenester: abonnementer, der trækkes automatisk, står sjældent samlet noget sted.

Notér det, der koster jer penge

For hver aftale er det værd at skrive nogle få faste oplysninger ned. Det er ikke for ordens skyld, men fordi det er præcis de oplysninger, I får brug for, når en aftale skal genforhandles eller opsiges:

• Leverandør, og hvad aftalen dækker
• Beløb og betalingsinterval
• Bindingsperiode og opsigelsesvarsel
• Næste fornyelses- eller prisreguleringsdato
• Hvem i virksomheden der er ansvarlig

Det lyder enkelt, men netop bindingsperiode, opsigelsesvarsel og fornyelsesdato er de oplysninger, der oftest mangler i farten. Uden dem opdager I først for sent, at en aftale er bundet et år mere.

Hold overblikket levende

En liste, der ikke bliver opdateret, er hurtigt forældet. Det vigtigste er derfor ikke listen i sig selv, men at den følger med: at nye aftaler kommer på, og at I får besked, før en frist nærmer sig.

Et værktøj som Hours kan samle aftalerne automatisk fra regnskab, bank og indbakke, så overblikket holder sig selv opdateret og varsler jer før hver fornyelse. Men princippet er det vigtige: ét sted, faste oplysninger og en påmindelse før hver frist.

Denne artikel er generel information og ikke juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning. Kontakt jeres revisor for forhold, der gælder netop jeres virksomhed.