SAF-T og digitale bogføringskrav i Danmark

Hvad er SAF-T?

SAF-T står for Standard Audit File for Tax. Det er et standardiseret filformat, oprindeligt defineret af OECD, som gør det muligt at udlæse en virksomheds bogføringsdata i en ensartet, maskinlæsbar struktur. Formatet er bygget op i XML. Den udvidede version 2.0 kan blandt andet rumme kontoplan, posteringer, kunder, leverandører, fakturaer og betalinger på transaktionsniveau.

Formålet er enkelt: at gøre regnskabsdata uafhængig af det enkelte bogføringsprogram. Med et fælles format kan data flyttes mellem systemer, deles med en revisor eller udleveres til myndighederne uden, at det kræver adgang til selve programmet, dataene oprindeligt blev ført i.

Hvorfor er SAF-T relevant for danske virksomheder?

I Danmark er SAF-T blevet relevant, fordi den nye bogføringslov gør formatet til en del af kravene til digitale standardbogføringssystemer. Et system, der vil registreres som lovligt digitalt bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen, skal kunne udlæse virksomhedens registreringer i SAF-T.

For dig som virksomhed betyder det i praksis, at SAF-T sjældent er noget, du selv skal håndtere manuelt. Ansvaret for at understøtte formatet ligger hos udbyderen af bogføringssystemet. Det, du skal sikre dig, er, at du bruger et system, der lever op til kravene.

Kravene i bogføringsloven

Bogføringsloven blev moderniseret i 2022 og indførte digital bogføring som udgangspunkt for omfattede danske virksomheder. Kravene blev indfaset efter virksomhedstype og størrelse. Fra 1. januar 2026 blev personligt ejede virksomheder og foreninger med en erhvervsmæssig nettoomsætning over 300.000 kroner i to på hinanden følgende år også omfattet. De centrale punkter er:

• Digital registrering: transaktioner skal registreres digitalt, løbende og uden unødigt ophold.
• Digital opbevaring: både registreringer og tilhørende bilag skal opbevares digitalt.
• Godkendt system eller egne procedurer: du skal enten bruge et registreret digitalt standardbogføringssystem eller selv leve op til de tilsvarende krav, hvis du bruger et andet system.
• Beskrivelse af bogføringen: virksomheden skal kunne dokumentere sine procedurer for bogføring og opbevaring.

Erhvervsstyrelsen oplyser i sit materiale om standardkontoplan og SAF-T, at bogføringssystemer skal understøtte deling af data i SAF-T. Kravet afhænger af systemtypen og versionen. Dertil skal systemet kunne koble virksomhedens konti til den offentlige standardkontoplan, så posteringerne har en genkendelig struktur på tværs af systemer. Et registreret system skal desuden understøtte sikker opbevaring og automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.

Hvilken SAF-T-version gælder?

I 2026 er det vigtigt at skelne mellem version 1.0 og 2.0. Ikke-registrerede bogføringssystemer skal fortsat kunne generere SAF-T 1.0 som en headerfil. Udbydere af registrerede digitale bogføringssystemer skal fra 1. januar 2027 understøtte SAF-T 2.0 med det udvidede transaktionsniveau.

Det er primært systemudbyderen, der skal implementere formatet. Virksomheden bør alligevel afklare, hvilken type system den bruger, om systemet står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse, og hvordan data udleveres ved systemskifte, revision eller kontrol.

SAF-T 1.0 og 2.0 er ikke det samme

Version 1.0 i den danske implementering for ikke-registrerede systemer er en begrænset headerfil. SAF-T 2.0 udvider strukturen, så bogførings- og regnskabsdata kan deles på transaktionsniveau. Erhvervsstyrelsen fremhæver blandt andet masterdata og finansposteringer som centrale dele af den udvidede version.

Forskellen er vigtig, når virksomheden spørger sin systemleverandør, om “SAF-T understøttes”. Et ja bør følges af to spørgsmål: hvilken version, og fra hvilken dato? For et registreret standardbogføringssystem er det leverandørens ansvar at være klar til version 2.0 fra 1. januar 2027. Et specialbygget, ikke-registreret system har et andet krav og et større virksomhedsansvar.

Krav til opbevaring af bilag

Bilag er dokumentationen bag dine posteringer: fakturaer, kvitteringer, kontoudtog, kontrakter og lignende. Loven stiller krav om, at de opbevares, så de er fuldstændige, læsbare og kan fremfindes i hele opbevaringsperioden.

• Opbevaringsperiode: som hovedregel skal regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Digital form: bilag skal opbevares digitalt, og opbevaringen skal være sikret mod tab og ændringer.
• Sikkerhedskopi: der skal tages backup af registreringer og bilag, og backuppen skal opbevares betryggende.
• Sporbarhed: der skal være en klar forbindelse mellem den enkelte postering og det bilag, der dokumenterer den.

Digitale bogføringssystemer

Loven skelner mellem registrerede digitale standardbogføringssystemer (de gængse regnskabsprogrammer, der er anmeldt til og opfylder Erhvervsstyrelsens krav) og andre systemer, hvor virksomheden selv har ansvaret for, at kravene overholdes.

Bruger du et registreret system, er SAF-T, sikkerhedskopiering og digital opbevaring som udgangspunkt indbygget. Bruger du et specialsystem eller et regneark, skal du selv kunne dokumentere, at du opfylder de samme krav, herunder at du kan udlevere data i et anvendeligt format.

Registreret eller ikke-registreret system?

Et registreret system står på Erhvervsstyrelsens offentlige fortegnelse og er kontrolleret i forhold til systemkravene. Det betyder ikke, at al bogføring automatisk bliver korrekt; virksomheden skal stadig registrere rettidigt, vedhæfte de rigtige bilag og etablere passende kontroller. Registreringen handler om systemets funktioner og sikkerhed.

Ved et ikke-registreret system ligger ansvaret for at opfylde kravene hos virksomheden. Det kan være relevant for koncernsystemer eller specialløsninger, men kræver dokumentation af blandt andet registrering, opbevaring, sikkerhedskopiering og adgang til data. Et regneark alene løser ikke disse krav, blot fordi tallene er digitale.

Planlæg et systemskifte før opsigelsen

SAF-T skal gøre data mere flytbare, men et komplet systemskifte omfatter mere end én fil. Afklar hvordan bilag, brugerhistorik, kontomapping, åbne poster og revisionsspor følger med. Lav en prøveeksport, og kontrollér at data kan læses, før adgangen til det gamle system ophører.

Aftal også hvem der har ansvar for den gamle opbevaringsperiode. Bogføringslovens opbevaringspligt fortsætter, selv om virksomheden skifter system, går konkurs eller bliver opløst. En kontraktmæssig adgang til arkivet skal derfor passe med den periode, materialet skal kunne fremfindes.

Kontrollér mere end eksportknappen

En fil kan blive genereret uden at være fuldstændig eller anvendelig. Test et repræsentativt regnskabsudsnit med kunder, leverandører, moms, kreditnotaer og flere regnskabsperioder. Afstem centrale saldi til bogføringssystemet, og gem dokumentation for testen. For større eller specialbyggede løsninger bør revisor og systemleverandør involveres i god tid.

Hours kan bidrage til at samle bilag og skabe forbindelse mellem dokumenter, aftaler og betalinger. Det kan styrke sporbarheden omkring bogføringen, men det ændrer ikke på, hvilket system der er det bogføringspligtige system, eller hvem der bærer ansvaret efter loven.

Hvad skal virksomheder være opmærksomme på?

• Tjek dit system: brug et bogføringssystem, der er registreret, eller bekræft med din udbyder, at SAF-T og automatisk backup understøttes.
• Saml bilagene digitalt: sørg for, at fakturaer og kvitteringer havner digitalt og knyttes til den rigtige postering, ikke ligger spredt i indbakker.
• Hold styr på opbevaringen: sikr, at data og backup faktisk er tilgængelige i hele 5-årsperioden, også hvis du skifter system undervejs.
• Afklar ansvaret: bruger du et ikke-registreret system, er det virksomheden selv, der skal dokumentere, at lovens krav er opfyldt.

FAQ om SAF-T og digital bogføring

Skal virksomheden selv oprette en SAF-T-fil?

Normalt genereres filen af bogføringssystemet. Virksomheden skal sikre, at systemet opfylder de relevante krav, og at data kan udleveres, når det bliver nødvendigt.

Er SAF-T 2.0 et krav allerede i 2026?

Nej. Registrerede digitale bogføringssystemer skal understøtte SAF-T 2.0 fra 1. januar 2027. Ikke-registrerede systemer kan fortsat nøjes med version 1.0 som headerfil.

Hvordan ser jeg, om mit bogføringssystem er registreret?

Erhvervsstyrelsen offentliggør en fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Står systemet på listen, har styrelsen kontrolleret, at det opfylder de gældende systemkrav.

Hvad sker der med opbevaringspligten, hvis vi skifter system?

Virksomheden skal stadig kunne tilgå regnskabsmaterialet i opbevaringsperioden. Planlæg derfor eksport, bilag og adgang, før den gamle løsning opsiges.

Er et registreret system nok til at overholde bogføringsloven?

Systemet opfylder de kontrollerede systemkrav, men virksomheden har stadig ansvar for korrekt og rettidig bogføring, bilag, procedurer og anvendelse.

Hvad bør vi teste før et systemskifte?

Test eksport af posteringer og stamdata, adgang til bilag, afstemning af saldi, kontomapping og mulighed for at fremfinde historik efter skiftet.

Denne artikel er generel information og ikke juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning. Kontakt din revisor for forhold, der gælder netop din virksomhed. Kilder: Erhvervsstyrelsens vejledning om standardkontoplan og SAF-T og fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer.