SAF-T og digitale bogføringskrav i Danmark

Hvad er SAF-T?

SAF-T står for Standard Audit File for Tax. Det er et standardiseret filformat, oprindeligt defineret af OECD, som gør det muligt at udlæse en virksomheds bogføringsdata i en ensartet, maskinlæsbar struktur. Filen er bygget op i XML og indeholder blandt andet kontoplan, posteringer, kunder, leverandører, fakturaer og betalinger.

Formålet er enkelt: at gøre regnskabsdata uafhængig af det enkelte bogføringsprogram. Med et fælles format kan data flyttes mellem systemer, deles med en revisor eller udleveres til myndighederne uden, at det kræver adgang til selve programmet, dataene oprindeligt blev ført i.

Hvorfor er SAF-T relevant for danske virksomheder?

I Danmark er SAF-T blevet relevant, fordi den nye bogføringslov gør formatet til en del af kravene til digitale standardbogføringssystemer. Et system, der vil registreres som lovligt digitalt bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen, skal kunne udlæse virksomhedens registreringer i SAF-T.

For dig som virksomhed betyder det i praksis, at SAF-T sjældent er noget, du selv skal håndtere manuelt. Ansvaret for at understøtte formatet ligger hos udbyderen af bogføringssystemet. Det, du skal sikre dig, er, at du bruger et system, der lever op til kravene.

Kravene i bogføringsloven

Bogføringsloven blev moderniseret i 2022 og indfører digital bogføring som udgangspunkt for danske virksomheder. Kravene rulles ud i faser efter virksomhedstype og størrelse. De centrale punkter er:

• Digital registrering: transaktioner skal registreres digitalt, løbende og uden unødigt ophold.
• Digital opbevaring: både registreringer og tilhørende bilag skal opbevares digitalt.
• Godkendt system eller egne procedurer: du skal enten bruge et registreret digitalt standardbogføringssystem eller selv leve op til de tilsvarende krav, hvis du bruger et andet system.
• Beskrivelse af bogføringen: virksomheden skal kunne dokumentere sine procedurer for bogføring og opbevaring.

Erhvervsstyrelsen oplyser i sit materiale om standardkontoplan og SAF-T, at et digitalt bogføringssystem skal kunne generere, importere og eksportere bogføringsdata i SAF-T-standardfiler. Dertil skal systemet følge en fælles standardkontoplan, så posteringerne har en genkendelig struktur på tværs af systemer. Et registreret system skal desuden understøtte sikker opbevaring og automatisk sikkerhedskopiering af både registreringer og bilag.

Krav til opbevaring af bilag

Bilag er dokumentationen bag dine posteringer: fakturaer, kvitteringer, kontoudtog, kontrakter og lignende. Loven stiller krav om, at de opbevares, så de er fuldstændige, læsbare og kan fremfindes i hele opbevaringsperioden.

• Opbevaringsperiode: som hovedregel skal regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Digital form: bilag skal opbevares digitalt, og opbevaringen skal være sikret mod tab og ændringer.
• Sikkerhedskopi: der skal tages backup af registreringer og bilag, og backuppen skal opbevares betryggende.
• Sporbarhed: der skal være en klar forbindelse mellem den enkelte postering og det bilag, der dokumenterer den.

Digitale bogføringssystemer

Loven skelner mellem registrerede digitale standardbogføringssystemer (de gængse regnskabsprogrammer, der er anmeldt til og opfylder Erhvervsstyrelsens krav) og andre systemer, hvor virksomheden selv har ansvaret for, at kravene overholdes.

Bruger du et registreret system, er SAF-T, sikkerhedskopiering og digital opbevaring som udgangspunkt indbygget. Bruger du et specialsystem eller et regneark, skal du selv kunne dokumentere, at du opfylder de samme krav, herunder at du kan udlevere data i et anvendeligt format.

Hvad skal virksomheder være opmærksomme på?

• Tjek dit system: brug et bogføringssystem, der er registreret, eller bekræft med din udbyder, at SAF-T og automatisk backup understøttes.
• Saml bilagene digitalt: sørg for, at fakturaer og kvitteringer havner digitalt og knyttes til den rigtige postering, ikke ligger spredt i indbakker.
• Hold styr på opbevaringen: sikr, at data og backup faktisk er tilgængelige i hele 5-årsperioden, også hvis du skifter system undervejs.
• Kend din fase: kravene træder i kraft trinvist. Afklar, hvornår de gælder for netop din virksomhedsform.

Denne artikel er generel information og ikke juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning. Kontakt din revisor for forhold, der gælder netop din virksomhed. Kilde: Erhvervsstyrelsen, materiale om standardkontoplan og SAF-T.