Én kæde, én forhandlingskraft: hvorfor spredte indkøbsdata koster penge

Hvorfor staten gør det

Økonomistyrelsen beskriver åbent, hvorfor statens indkøb samles på fællesaftaler. Når mange institutioner køber det samme samlet, får leverandørerne, som styrelsen formulerer det, mulighed for at høste stordriftsfordele i både egne indkøb og administration.

Styrelsen peger også på standardiseringen. Ved at købe færre forskellige ting kan man få det billigere, fordi leverandørerne har bedre muligheder for at optimere deres forretningsgange og produktioner. Resultatet beskrives som flere og bedre produkter for de samme penge.

Dertil kommer den administrative side: institutionerne slipper for hver for sig at gennemføre komplicerede udbud.

Sådan ser problemet ud i en kæde

Forestil dig fyrre lokationer. Lokation A køber rengøring til én pris. B til en anden. C har en gammel rabat, som ingen længere kan forklare. D betaler et energitillæg, de andre ikke har. Nogle kontrakter ligger som PDF hos hovedkontoret. Andre findes kun hos den lokale leder.

Hovedkontoret kan sandsynligvis se de samlede udgifter i regnskabet. Det, det ikke kan se, er vilkårene bag dem. Og det er vilkårene, der forhandles.

Forskellen mellem at have volumen og at kunne vise den

En leverandør prissætter ud fra det, der kan dokumenteres: hvor meget der købes, hvor ensartet det er, hvor forudsigeligt det leveres, og hvor meget administration der følger med. En kæde, der kan lægge alle fire ting på bordet, forhandler fra en anden position end en kæde, der kan sige, at den er stor.

Det er her, den fragmenterede volumen koster. Ikke fordi kæden er for lille, men fordi den ikke kan gøre sin størrelse konkret.

Prisspredning er i sig selv information

Når de samme varer eller ydelser købes til forskellige priser på tværs af lokationer, er spredningen ikke bare et problem. Den er også et forhandlingsgrundlag. Den laveste pris i kæden er et bevis på, at prisen er opnåelig.

• Samme ydelse, forskellig pris: peger på, at der er plads til en fælles sats.
• Forskellig ydelse, samme pris: peger på, at nogen får mindre for pengene.
• Tillæg der kun findes ét sted: peger på et vilkår, der er sneget sig ind lokalt.
• Rabatter uden kendt ophav: peger på en aftale, ingen længere kan dokumentere.

Standardisering før forhandling

Økonomistyrelsens andet argument er lige så vigtigt som volumen: at købe færre forskellige ting. For en kæde betyder det at reducere antallet af varianter, leverandører og aftaleformer, før man går i dialog.

En leverandør kan give en bedre pris på ét produkt til fyrre lokationer end på ni varianter til de samme fyrre. Ikke af velvilje, men fordi det er billigere at levere.

Det er ikke et dashboard-problem

Et kædemodul, der blot viser flere lokationer i samme oversigt, løser ikke opgaven. Opgaven er at omsætte fragmenteret købekraft til en position, der kan fremlægges: samlet mængde, prisspredning, kontraktvilkår og fornyelsesdatoer i ét billede.

Derefter bliver spørgsmålet til leverandøren konkret. Ikke om der kan gives rabat, men om hvorfor den samme ydelse koster forskelligt fyrre steder hos den samme kunde.

Hvad hovedkontoret kan se, og hvad det ikke kan

I regnskabet fremstår kædens udgifter som beløb fordelt på konti og perioder. Det er tilstrækkeligt til at følge udviklingen, og det er utilstrækkeligt til at forhandle. En konto viser, hvad der blev betalt, ikke hvad der blev aftalt.

Vilkårene, altså enhedspriser, tillæg, rabatter, opsigelsesfrister og reguleringsmekanismer, findes i kontrakterne. Når de ikke er samlet, kan hovedkontoret se, at en udgiftstype er steget, men ikke om stigningen er ens overalt, om den følger aftalerne, eller om enkelte lokationer har vilkår, ingen kender.

Begynd med de tilbagevendende udgifter

Det giver sjældent mening at kortlægge alt på én gang. De tilbagevendende udgiftstyper, som rengøring, affald, energi, telefoni, betalingsløsninger og serviceaftaler, er både de største og de mest sammenlignelige på tværs af lokationer.

Netop fordi ydelsen ligner sig selv fra sted til sted, bliver prisspredningen let at læse. Og fordi aftalerne typisk har korte eller løbende bindinger, er der oftere et vindue at handle i.

Hvad Hours gør ved det

Hours kan samle aftaler og fakturaer på tværs af lokationer og gøre prisspredning, vilkårsforskelle og fornyelsesdatoer synlige i ét billede. Manglende mængderabat er en af de besparelsestyper, systemet er bygget til at pege på.

Om en samlet aftale er den rigtige løsning, afhænger af forretningen. Nogle lokationer har reelle lokale behov. Men beslutningen bør træffes på et grundlag, ikke på en formodning om, hvad kæden betaler.

Ofte stillede spørgsmål

Betyder det, at vores kæde automatisk kan få rabat?

Nej. Kilden beskriver en mekanisme, ikke en garanti. Om samlet indkøb giver en bedre pris afhænger af markedet, ydelsen og leverandøren.

Skal alle lokationer så have samme leverandør?

Ikke nødvendigvis. Nogle behov er reelt lokale. Men forskellen bør være et valg, ikke et resultat af manglende overblik.

Hvor begynder man, hvis kontrakterne ligger spredt?

Begynd med de største tilbagevendende udgiftstyper og saml pris, vilkår og fornyelsesdato for dem på tværs af lokationer. Det giver hurtigt et billede af spredningen.

Hvad hvis nogle kontrakter ikke kan findes?

Så er fakturaerne udgangspunktet. Hvad der faktisk betales, kan ofte rekonstrueres, selv når aftalen er forsvundet.

Er standardisering ikke bare mindre fleksibilitet?

Det er en afvejning. Færre varianter giver typisk bedre priser og enklere administration, men kan koste lokal tilpasning. Pointen er at træffe valget bevidst.

Hvad er det første, en leverandør spørger om?

Mængde og forudsigelighed. Derfor er det de to ting, der bør kunne dokumenteres, før samtalen begynder.

Denne artikel er generel information. Kilden beskriver statslig indkøbspraksis og er ikke et bevis for, at private kæder automatisk opnår rabat. Kilde: Økonomistyrelsen, Indkøb i staten.