Det sker oftere, end mange tror
Fakturasvindel er en af de mest udbredte former for økonomisk kriminalitet mod virksomheder, og metoderne varierer. Nogle svindlere udgiver sig for at være eksisterende leverandører. Andre sender fakturaer på ydelser, som aldrig er leveret. Andre igen ændrer betalingsoplysningerne på ægte fakturaer, så pengene ledes hen til en konto, der ikke tilhører den rigtige leverandør.
Hvorfor virker det?
Det virker, fordi moderne virksomheder håndterer enorme mængder dokumenter. Når hundredvis eller tusindvis af fakturaer behandles hver måned, kan selv små fejl blive dyre. Det ved svindlerne godt.
Derfor er mange falske fakturaer bevidst lavet med relativt små beløb. Store beløb bliver undersøgt. Små beløb glider lettere igennem, fordi de ikke udløser den ekstra kontrol, som et stort beløb ville gøre.
Fakturaen ser ofte helt rigtig ud
Det er netop problemet. En falsk faktura kan ligne en eksisterende leverandør, en tidligere betaling, en abonnementsfornyelse, en administrationsudgift eller en softwarelicens. Den er udformet til at passe ind i det, der i forvejen ligner en almindelig hverdag i bogholderiet. Derfor er manuel kontrol ikke altid nok.
Hvordan kan teknologi hjælpe?
Hours er bygget til at kontrollere dokumenter systematisk. Systemet kan blandt andet sammenligne:
- Leverandører og deres kendte betalingsoplysninger
- Historiske betalinger og beløbsniveauer
- Kontrakter og det, der reelt er aftalt
- Prisniveauer og normale betalingsmønstre
Når noget afviger fra det normale mønster, kan det markeres til gennemgang. Formålet er ikke at erstatte mennesker, men at hjælpe mennesker med at opdage det, der ellers ville blive overset.
For økonomiske fejl og svindel starter sjældent med en stor alarm. De starter ofte med en enkelt faktura, som ingen stillede spørgsmål ved.
Sådan reducerer I risikoen
- Bekræft altid nye eller ændrede betalingsoplysninger ad en kendt kanal, ikke via fakturaen selv.
- Hold øje med små beløb fra ukendte afsendere, ikke kun de store fakturaer.
- Match fakturaen mod en konkret bestilling eller aftale, før den godkendes.
- Lad et system sammenligne mod tidligere betalinger, så afvigelser bliver synlige automatisk.
Denne artikel er generel information og ikke juridisk rådgivning. Du kan læse mere om fakturasvindel og forebyggelse hos Virksomhedsguiden, der drives af de danske erhvervsmyndigheder.